Le bailleur de licence doit définir les phases essentielles de la procédure permettant de vérifier le respect des critères d’octroi de licence aux clubs, de manière à gérer la délivrance des licences.
Les phases essentielles de la procédure commencent à la date fixée par le bailleur de licence et s’achèvent avec la remise à l’UEFA de la liste des décisions relatives à la licence dans le délai fixé par cette dernière.
Les phases essentielles de la procédure comportent, au minimum, les étapes clés suivantes :
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soumission de la documentation relative à l’octroi de licence aux candidats à la licence ;
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retour de la documentation relative à l’octroi de licence au bailleur de licence ;
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évaluation de la documentation par l’administration d’octroi de licence ;
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soumission de la lettre d’affirmation au bailleur de licence ;
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évaluation et décision par les instances décisionnelles ;
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soumission à l’UEFA de la décision relative à la licence dans les sept jours suivant chaque décision finale.
Les dates limites pour les étapes clés susmentionnées doivent être clairement fixées par le bailleur de licence et communiquées aux clubs concernés avant le début des phases essentielles de la procédure.