L’organisateur doit assumer les coûts des salles de réunion suivantes, qui doivent être équipées d'un tableau de conférence ainsi que d'une télévision et d'un lecteur DVD ou d'un projecteur, selon les demandes des équipes :
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Une salle de réunion d'une capacité d'au moins 25 personnes devrait être mise à la disposition de chaque équipe pendant toute la durée du minitournoi. Si cela s'avère impossible, deux équipes peuvent partager une salle de réunion. Un programme de réunions devrait être établi d'entente avec les équipes avant la séance d'organisation.
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Une salle de réunion doit être réservée pour les arbitres (à leur hôtel).