La SOL est habilitée à décider si un bureau du tournoi est nécessaire. Si tel est le cas, il doit être installé dans l’hôtel qui héberge le plus grand nombre d’équipes. Un bureau à la réception de l’hôtel peut également remplir cette fonction. Si la SOL ne dispose pas d’un bureau du tournoi, elle doit s’assurer que le personnel reste en contact régulier avec les accompagnateurs d’équipe et les hôtels pour garantir le bon déroulement de tous les aspects relatifs à l’hébergement.