Une réunion d’organisation du tournoi doit avoir lieu, de préférence, la veille du tournoi. L’heure de cette réunion doit être fixée en fonction de l’arrivée des équipes et des commissaires de match de l’UEFA. Si cette réunion ne peut avoir lieu la veille du tournoi, elle devrait être organisée le matin de la première journée de matches.
La réunion est présidée par le délégué de match de l’UEFA et se tient en anglais. Les personnes suivantes doivent y assister :
-
UEFA :
-
le délégué de match,
-
l’observateur d’arbitres.
-
-
Équipes :
-
le chef de délégation,
-
l’administrateur de l’équipe (s’il s’agit d’une personne différente du chef de délégation),
-
l’accompagnateur d’équipe (si possible).
-
-
SOL :
-
le directeur du tournoi,
-
le responsable des installations sportives,
-
le responsable de la sûreté et de la sécurité,
-
le responsable des transports,
-
le responsable des questions médicales (facultatif),
-
le responsable médias du site (facultatif).
-
L’objectif de cette réunion est de fournir aux équipes et à toutes les autres parties engagées dans le tournoi les informations suivantes :
-
le programme du tournoi,
-
les règles et les directives concernant l’hôtel/les hôtels,
-
les dispositions relatives aux matches,
-
le système de transport,
-
la désignation des arbitres,
-
les instructions relatives à l’utilisation des terrains d’entraînement (en particulier, le délai à respecter en cas de modification de l’horaire d’entraînement et les frais de location en cas d’annulation de dernière minute).
En outre, à la fin de la réunion, les commissaires de match de l’UEFA, en collaboration avec les chefs de délégation, déterminent les tenues des équipes pour tous les matches et vérifient, en collaboration avec la SOL, les couleurs à porter par les ramasseurs de ballons.
Le délégué de match, en collaboration avec les chefs de délégation, fixe également un horaire pour les contrôles d’identité des joueurs. Si les équipes résident dans des hôtels différents, le délégué de match peut demander à l’observateur d’arbitres, mais pas aux arbitres, de l’aider.
Aux fins mentionnées ci-dessus, chaque chef de délégation est invité à se munir de la liste définitive des 18 joueurs, des passeports/cartes d’identité des joueurs ainsi que des tenues officielles et de réserve complètes des joueurs de champ (maillot, short, chaussettes) et de l’équipement complet des gardiens.
Une salle pouvant accueillir au moins 25 personnes (pour les minitournois à quatre équipes) ou 15 personnes (pour les minitournois à trois équipes) doit être réservée pour la réunion d’organisation du tournoi.
Si nécessaire, une réunion supplémentaire peut être organisée chaque matin avec le directeur du tournoi, les chefs de délégation et le délégué de match afin de passer en revue le déroulement de la veille, de discuter du programme de la journée en cours et du lendemain, et d’aborder toute réclamation ou suggestion.