L’organisateur doit mettre à disposition gratuitement les locaux suivants pour chaque délégation (au maximum 24 personnes par délégation) :
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des chambres doubles pour les joueurs (neuf chambres pour 18 joueurs) : ces chambres doivent être équipées de lits jumeaux séparés l’un de l’autre ; un grand lit pour deux joueurs n’est pas acceptable ;
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des chambres individuelles pour les 6 officiels de chaque équipe (6 chambres), dans le même hôtel que leur équipe ;
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un local de stockage pour chaque équipe (idéalement au même étage ou dans la même aile que l’équipe concernée) ;
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une pièce par équipe pour les soins médicaux et les massages, avec une table de massage ;
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une salle de réunion par équipe, pouvant accueillir au moins 24 personnes, équipée d’un tableau de conférence, d’un projecteur et d’un écran, ou d’un grand téléviseur. S’il n’y a pas assez de salles de conférence dans l’hôtel, deux équipes peuvent partager une salle de réunion. Dans ce cas, un programme de réunions devrait être établi d’entente avec les équipes avant la réunion d’organisation.
Une suite peut être mise à disposition afin de servir de local de stockage et de salle pour les soins médicaux, avec une table de massage.
Les membres supplémentaires de la délégation peuvent être hébergés, aux frais de l’association visiteuse, au même hôtel ou à proximité.