Der Ausrichter muss die Kosten für folgende, gemäß den Wünschen der Mannschaften mit einem Flipchart sowie einem TV/DVD-Gerät oder Beamer ausgestatteten Sitzungsräume tragen:
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Jeder Mannschaft muss während der gesamten Dauer des Turniers ein Sitzungsraum mit Platz für mindestens 25 Teilnehmer zur Verfügung stehen. Ist dies nicht möglich, können zwei Mannschaften gebeten werden, sich einen Sitzungsraum zu teilen. Vor der Organisationssitzung sollte gemeinsam mit den Mannschaften ein Sitzungskalender erstellt werden.
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Ein Sitzungsraum muss für die Schiedsrichter (in deren Hotel) reserviert sein.