Der Ausrichter muss die Kosten für folgende, mit einem Flipchart, einem Beamer sowie einem Bildschirm oder großen TV-Gerät ausgestatteten Sitzungsräume tragen:
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Jeder Mannschaft muss während der gesamten Dauer des Turniers ein Sitzungsraum mit Platz für mindestens 24 Personen zur Verfügung stehen. Ist dies nicht möglich, können zwei Mannschaften gebeten werden, sich einen Sitzungsraum zu teilen. Vor der Organisationssitzung sollte gemeinsam mit den Mannschaften ein Sitzungskalender erstellt werden.
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Ein Sitzungsraum muss für die Schiedsrichter (in deren Hotel) reserviert sein.